Cuando a una empresa le son solicitados por sus clientes suministros y servicios a la medida, es decir, personalizados o que cumplan con una serie de requisitos enmarcados dentro de unas especificaciones técnico-económicas particulares de cada cliente, y además que los mismos deben ejecutarse en un período de tiempo bien definido, se puede concluir que el producto de dicha empresa va más allá de los equipos fabricados o los servicios dados, para llegar a ser los proyectos completos que logran el éxito de dichos suministros y servicios. Es por ello que surge la pregunta: ¿Qué es la Gerencia de Proyectos de Ingeniería y por qué es importante hacerla correctamente?.
Siendo el desarrollo de proyectos el principal producto de una empresa determinada, se trata entonces de buscar los principios y métodos que permitan el éxito de los mismos.
En general, las organizaciones empresariales se estructuran en gerencias y departamentos que cubren las diferentes etapas por las cuales pasa el producto de manera directa o indirecta. Esto abarca desde las áreas de Mercadeo y Ventas hasta los Servicios Post Venta, pasando por Contratos, Ingeniería, Fabricación, Compras, Almacén, etc., además de las áreas que, aunque no tengan relación con el producto, sirven de apoyo a las áreas que si lo tienen, como son las de Relaciones Industriales, Seguridad Industrial etc.
Es de hacer notar que la estructura referida presenta una organización vertical que obedece, más que al éxito de los proyectos, a realizar el procesamiento y manejo de lo recibido por sus departamentos proveedores y suministrar lo solicitado por sus departamentos clientes (Silos).
Aunque se realizan reuniones interdepartamentales que buscan mejorar los métodos, transferir información, verificar el estado de requisitos, cumplir tiempos de entrega internos, etc. el enfoque llevado a dichas reuniones por sus participantes es departamental y no global alrededor del producto.
El hablar de un enfoque global alrededor del producto quiere decir que el mismo no debe limitarse a temas netamente técnicos o administrativos o logísticos u otros, sino más bien que debe abarcar todos los aspectos que incidan en el logro del éxito del producto; en este caso del proyecto.
El enfoque global escapa entonces a las funciones de los departamentos y de quienes los dirigen, pasando a ser responsabilidad de un líder que lo coordine y que verifique el cumplimiento de los requerimientos del todo (cliente y departamentos internos) tanto técnicos como administrativos (económicos, financieros) dentro del tiempo y presupuesto establecidos asegurando el éxito del producto/proyecto.
No es suficiente para este líder tener excelentes conocimientos técnicos, sino también conocer a cabalidad el funcionamiento de la empresa y del cliente, con bases administrativas y gerenciales, y con particulares características personales.
El líder que garantiza el éxito de nuestro producto es el Gerente del Proyecto.
Este éxito se logra gracias a un equipo de trabajo armónico y bien cohesionado donde participan tanto cada uno de los colaboradores de los departamentos de la empresa, como los proveedores y el cliente.
El Gerente de Proyectos actúa entonces en la estructura organizativa como un coordinador de todas las áreas, ya no como un elemento vertical junto a los demás departamentos sino como un elemento horizontal, logrando así una estructura matricial en la organización de la empresa.
La estructura matricial involucra patrones entrelazados de mando. En cada una de las áreas se presentan puntos de intersección de una matriz, habiendo en ellos responsabilidad frente al Jefe de su Area como frente al Gerente de Proyectos. Las líneas duales de responsabilidad pueden generar un conflicto, pero existen una serie de rasgos de compensación.
Por otra parte, la empresa no maneja un solo proyecto, sino que por el contrario, maneja un gran número de proyectos de muy diversas complejidades, desde proyectos muy pequeños y de corto tiempo hasta proyectos muy grandes de larga duración, algunos con solo la fabricación de equipos y otros con etapas que se suman tales como el entrenamiento al cliente, la instalación, pruebas y puesta en marcha en sitio.
Es por esto que para lograr el éxito de cada proyecto hay que buscar además el éxito del conjunto, donde todos los Gerentes de Proyectos junto a los Jefes de Areas mantengan reuniones de control donde se intercambie la información buscando un equilibrio. El punto a destacar aquí es que los Gerentes de Proyectos participan en estas reuniones más que como especialistas en la parte técnica o administrativa, como “gerentes coordinadores” que conocen y manejan todos los aspectos de sus proyectos.
Vale decir que el Gerente de Proyectos no está limitado a gerenciar un solo proyecto, ni todos los proyectos, sino que se debe establecer el volumen de proyectos que maneje en función del grado de complejidad de los mismos, tomando en cuenta factores tales como: nivel tecnológico, riesgos, duración, tamaño, etc.
La función del Gerente de Proyectos es cumplir con las tareas que permitan garantizar el éxito técnico y económico de el (los) proyecto(s) que maneje. Dentro de estas tareas están las de dirigir la ingeniería, controlar los costos y la facturación, manejar y administrar los recursos y liderar el proyecto en general.
Para cumplir con su función el Gerente de Proyectos ejecuta procedimientos de planificación, organización, coordinación, dirección, y control, ayudado por los miembros de su equipo de proyectos, interactuando con el cliente, con otros departamentos y con los proveedores, aplicando las normativas del Sistema de Aseguramiento de la Calidad y utilizando las herramientas adecuadas.
El trabajo del Gerente de Proyectos se realiza en cada uno de los lugares donde tiene influencia el proyecto que maneja; como son, entre otros: la planta donde se crea el diseño, se desarrolla el mismo y se fabrican/integran sus elementos y las instalaciones del cliente donde se implementa el proyecto.
Finalmente, quisiera saber más sobre tus proyectos, cuéntame en los comentarios tu opinión sobre este artículo y ¿cómo aplicas la Gerencia de Proyectos en tu organización?