Los Mapas Mentales: ¿Por qué ahora si los recomiendo para mejorar su productividad?

Hace varios años conocí la técnica de los Mapas Mentales cuando tuve que asistir a mi hijo en unas tareas que le asignaron en su colegio. En aquel momento pensé que dicha herramienta era muy interesante debido a que permitía esbozar visualmente las ideas en formas ramificadas con lo cual uno podía entender rápidamente los conceptos y explicaciones detrás de dichas ramas, sin embargo, pensé que en mi trabajo profesional no podía utilizarlos porque se perdía demasiado tiempo escribiendo y borrando las ramas/ideas en el papel en la medida en que avanzaba el desarrollo de las reuniones, así que lo dejé hasta ahí.

Luego conocí los paquetes de software en los computadores que permitían crear los Mapas Mentales en una forma más práctica ya que es posible copiar, cortar y pegar las ramas, los textos y hasta hacer uso de imágenes que enriquecen los mapas y los hacen más entendibles, sin embargo, nuevamente pensé que no era del todo práctico ya que dibujar en el PC mientras se hace una reunión muy dinámica no era tan factible, sobre todo por el hecho de que tenía que sacar la laptop del maletín, encenderla, cargar el software, comenzar a usar el ratón para crear el mapa sin poder compartirlo adecuadamente con los demás.

Vale decir que aunque ya podía hacer mapas mentales en mi PC, no me sentía cómodo debido a la dinámica de las reuniones continuas que tengo en mi trabajo tanto en mi oficina como en las instalaciones de mis clientes.

Todo lo anterior hizo que yo me mantuviera con mi viejo método de llevar una carpeta ejecutiva en la cual tenía un cuaderno con un lápiz y un borrador, donde tomaba notas de todo lo que se hablaba en las reuniones para luego tratar de ordenarlo y pasarlo “en limpio” a un archivo en mi computador y así luego poder compartirlo con los demás, creando minutas de reunión, notas técnicas, o lo que correspondiera según el caso.

Como normalmente tengo muchas reuniones, mi cuaderno de notas no era precisamente muy delgado, sino más bien procuraba comprar los cuadernos más gruesos para que me duraran más. Con el tiempo tengo una colección de cuadernos que ya no sé dónde meter (creo que su destino es ir a la basura dentro de poco).

Pues bien, gracias a la salida al mercado de los dispositivos tipo tableta (Tablets), lo que descubrí hace ya un año aproximadamente es que existen múltiples aplicaciones para crear Mapas Mentales directamente en los mismos, con la ventaja de usar tus dedos para ir creándolos sobre la pantalla sensible al tacto, de una forma sencilla y práctica.

Creo que vale la pena mencionar que la Tablet que uso tiene una pantalla de 10.1 pulgadas con lo cual es muy cómoda para realizar este tipo de labor.

Otra ventaja de crear los mapas mentales en mi Tablet es el hecho de que al ser un dispositivo móvil que ocupa poco espacio (en comparación con mi viejo cuaderno) y que permite crear, cortar, pegar y modificar con simples toques de pantalla, una vez que me acostumbré a usarla, ha remplazado por completo a mi cuaderno de tal manera que ha pasado a la historia y ya no lo uso.

Hoy en día tengo dos formas de trabajar usando los mapas mentales:

En primer lugar, cuando realizo una reunión con un cliente, donde me expone sus deseos y necesidades para los cuales me ha contactado, además de escucharle detalladamente, uso mi Tablet con la aplicación de Mapas Mentales para ir creando el mapa relacionado  con la oportunidad de negocio. Ya que el cliente no me está dictando lo que debo escribir (y seguramente porque aún soy algo lento con mis cyber-dedos), cometo algunos errores escribiendo las palabras y en un primer momento no me queda todo perfecto, sin embargo, luego de la reunión es muy sencillo corregir los pequeños errores cometidos y hasta colorear el mapa para que sea visualmente más sencillo de entender.

Una vez que tengo el mapa listo en mi Tablet, uso las funciones de exportar en formato de imagen y en formato de la fuente original del programa y se lo envío a mis colaboradores de la empresa por email dándoles las instrucciones básicas de lo que se debe hacer en cada caso. Como el email tiene anexo el mapa, no tengo que explicar demasiado las ideas en el email porque ya están allí.

La ventaja de enviarme a mí mismo el archivo fuente es que tengo además el software en mi computador, con lo cual puedo continuar editando el mapa y además mejorarlo y hasta exportarlo en otros formatos como PDF e incluso en una versión animada.

En segundo lugar, en virtud de lo práctico de lo explicado arriba, cuando soy yo el que tiene que exponer y/o razonar con mis colaboradores de la empresa acerca de un tema en particular (ej. una tormenta de ideas), lo que hago es trabajar con una pizarra acrílica blanca en la cual expongo todo creando un Mapa Mental con marcadores de diversos colores (me compré un juego de marcadores para pizarra con muchos colores distintos), borrando y re-escribiendo lo que haga falta hasta tener una versión definitiva del Mapa. Al final de la reunión, tomo una fotografía de la pizarra y luego, con más calma, me siento y paso el Mapa al software del PC (creándolo en el software ya que no hay un convertir de la imagen al mapa), para entonces poder enviarlo en el formato PDF al resto del equipo de trabajo.

Todo esto se los explico porque estoy maravillado de lo eficiente que puedo ser trabajando de esta manera, en forma más creativa y rápida para estructurar las ideas y los planteamientos de los negocios.

Si alguien de mis lectores se está preguntando como se llaman estos paquetes de software, sólo deben ingresar en Google y buscar “Software para Mapas Mentales”, o en sus Tablets buscar “Mapas Mentales” (o en inglés “Mind Maps”) y podrán conocer todas las opciones.

Si aun así quieren conocer cuál es el que yo utilizo (y recomiendo), con gusto se los digo, es el Mindjet MindManager, que tiene tanto la aplicación en Android para mi Tablet como el paquete de software para mi PC y permite hacer lo explicado arriba y muchas otras funcionalidades que podrán descubrir, así que los invito a comenzar desde ya a usar los Mapas Mentales para mejorar su productividad.

Éxito para todos…

Ing. Daniel Rodríguez – Twitter: @tecnodaniel, @tecnosoluciones