Gerencia de Recursos Humanos a través de Internet ¿Qué debe contemplar?

Hoy en día el área de Recursos Humanos en las empresas requiere de plataformas tecnológicas que le permitan gerenciar dichos recursos a distancia de la forma más eficiente posible. Esto abarca aspectos desde el manejo de los documentos electrónicos asociados a los expedientes de los empleados de la organización hasta el manejo de las Evaluaciones de Rendimiento del personal de la empresa con la finalidad de garantizar un adecuado y eficiente desarrollo humano en la misma. En este artículo destacamos algunas características de estas plataformas.

La gestión del capital humano en las empresas cada día cobra mayor importancia. La necesidad de aprovechar al máximo su potencial se ha convertido en una prioridad en la actualidad.

Las plataformas web relacionadas son sistemas de Administración de Recursos Humanos conformados por un conjunto de módulos que permiten manejar funcionalidades típicas en la gestión humana en la empresa permitiendo así un trabajo más eficiente y productivo en el área.

Dentro de las características funcionales que debe tener una plataforma de recursos humanos en línea están los siguientes:

Un Módulo de Información del Personal debe mantener toda la información relacionada con los empleados, incluyendo los diferentes tipos de datos personales y detallando aspectos tales como la formación profesional, experiencia laboral, habilidades, entre otras,  asociados con el trabajo. Esto incluye: Datos Personales (Nombres, Apellidos, Fotografía, Código, Cédula, Fecha de Nacimiento, etc.), Datos de Contacto (Dirección, Teléfonos, Email, etc.), Datos de Familiares para Emergencias (Nombres, Teléfonos, Relación), Personas Dependientes (Nombres, Relación Parental) e Hijos (Nombres, Fecha de Nacimiento), Datos de Inmigración para Extranjeros (Ciudadanía, Pasaporte, Visa, Permiso de trabajo, etc.), Datos del Cargo (Cargo, Situación Laboral, Clasificación, Fecha de Ingreso, etc.), Datos del Salario (Escala, Moneda, Mínimo, Máximo, Básico, Frecuencia de Pago), Datos Bancarios (Cuenta, Tipo, Banco, etc.), Asignación de Supervisores y Subordinados, Experiencia Laboral (Empleadores, Cargos, Fechas, etc.), Niveles de Formación (Estudios, Títulos, Años, Fechas, etc.), Competencias y Habilidades (Habilidades, Años de Experiencia, Comentarios), Idiomas (Tipos de Idiomas, Nivel de Habilidad, etc.), Certificaciones y Licencias (Tipos, Fechas), Afiliaciones Gremiales (Tipos, Suscripciones, Fechas, etc.), y los Documentos Anexos (Contratos, Copia de Certificaciones, Títulos Profesionales, Constancias de Trabajo, etc.).

Un Módulo de Permisos debe manejar la gestión de permisos de inasistencia, con posibilidades de definir los tipos de permisos, aplicando tanto para todos los procesos de solicitudes como para las aprobaciones, incluyendo la gestión de las vacaciones. Gracias a que los empleados realizan sus gestiones en línea, este módulo elimina el papeleo y ahorra costos. Esto debe incluir: Resumen de Permisos por Empleado, Definición de Días No Laborables y Festivos, Definición de Tipos de Permisos, Solicitud de Permisos, Asignación de Permisos, Aprobación de Permisos, y Listados por Tipos de Permisos, Empleados y Fechas.

Un Módulo de Horarios y Asistencia debe permitir automatizar los procesos relacionados con la gestión del tiempo laboral. Esto ofrece mejoras en el desempeño de la organización mediante la eliminación de trámites y procesos manuales asociados con los horarios y la asistencia. Ayuda a organizar eficientemente los datos relativos al trabajo, mejora la gestión de la mano de obra y reduce al mínimo los errores en la ejecución de las políticas de asistencia de la empresa. Esto debe incluir: Hojas de Servicio (Reportes de Horas de Trabajo) por Empleado con posibilidad de imprimirlas, Marcar las Entradas y Salidas, Cargar Horas a los Proyectos por Tarea (indicando Fechas de inicio, Fin y Descripción), Reportes de Empleados (por Proyectos, Tareas y Fechas), Reportes de Proyectos (por Rangos de Fechas), Definición de Turnos de Trabajo.

Una adecuada plataforma web para la gestión de recursos humanos debe disponer de un Módulo de Autoservicio que permita a los empleados ingresar a través de Internet utilizando un control de acceso para múltiples acciones. Esto debe permitirle al empleado visualizar  su información pertinente,  sin tener que solicitarla al personal de recursos humanos. A su vez, el empleado debe poder actualizar algunos datos (ej. Teléfonos, dirección, etc.) de acuerdo a las políticas de seguridad que se establezcan. Esto debe incluir: Verificar y actualizar parte de sus datos personales, Reportar las horas de trabajo por tarea por proyecto, Visualizar y emitir los reportes de horas de servicios, Solicitar permisos y visualizar los permisos propios existentes.

Un Módulo de Reclutamiento debe permitir llevar un listado de ofertas de trabajo y seleccionar personal. Las personas que solicitan empleo participan en el proceso de solicitud, de una manera automática mediante la selección  del trabajo y llenando un formulario que contiene todos los detalles necesarios que se requieren. El proceso debe ser simple y fácil de usar a través de Internet. Esto incluye: Definición de Puestos Vacantes, Reporte de Concursantes al Cargo, Formulario de Solicitud del Cargo con detalles curriculares.

Un Módulo de Evaluación del Personal debe contemplar diversos elementos que permitan automatizar el proceso de evaluación y de necesidades de capacitación. Los organización debe configurarse en base a sus Divisiones Operativas, Descripciones de Cargos, Organigrama, Empleados por División/Cargo, Niveles de Competencias, Competencias Divisionales, Competencias Gerenciales, Ponderaciones de Competencias Divisionales, Ponderaciones de Competencias Gerenciales, Períodos de Evaluación, Evaluadores, Reportes, Resultado de Evaluaciones, Gráficos de Evaluación Individual con y sin Ranking, Gráficos de Evaluación Global con y sin Ranking, Gráficos de Evaluación Individual Contra el Grupo, Gráficos de Evaluación Personal con Ranking por Grupo, Gráficos de Evaluaciones Individuales, Reporte Resumen Individual por Evaluado. A su vez, según sea el caso, tanto para los Evaluados como para los Evaluadores deben existir Formularios de Evaluación de Competencias Divisionales, Formulario de Evaluación de Competencias Gerenciales (para Gerentes), Información Adicional (Fortalezas, Señales de Alarma, Sugerencias de Desarrollo), Observaciones del Evaluador y del Evaluado.

Finalmente, en una plataforma de Recursos Humanos en Línea debe existir un sistema que permita documentar la Gestión del Conocimiento con un Repositorio de Documentación con control de acceso por nivel del empleado así como un Sistema de Escalación de Revisiones y Aprobaciones de Documentos.

Si en su organización se requiere de una adecuada plataforma de gestión de recursos humanos apoyada en Internet no dude en consultar a los expertos.

Escuche nuestro Podcast sobre Gerencia de Recursos Humanos en Internet:

[podcast]https://www.tecnosoluciones.com/podcasts/tecnoeducacion/GerenciaDeRecursosHumanosATravesDeLaInternet.mp3[/podcast]

Éxito para todos…

Ing. Daniel Rodríguez – Twitter: @tecnodaniel, @tecnosoluciones